Privacyverklaring omtrent verwerking van persoonsgegevens Faculteitsvereniging van Utrechtse Filosofiestudenten

1. Inleidende bepalingen

1.1. Dit is de privacyverklaring Faculteitsvereniging van Utrechtse Filosofiestudenten (hierna: FUF). De FUF is statutair gevestigd te Utrecht aan Drift 21, kamer 2.07, 3512 BR. De FUF staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30173498. De FUF is per e-mail te bereiken via fuf@phil.uu.nl en telefonisch via (030) 253 60 71.
1.2. De FUF behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te allen tijde aan te passen waarbij de laatst van toepassing verklaarde versie geldig is. De wijziging van het beleid zal de betrokkene binnen een redelijk termijn worden gemeld. De huidige privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 24 februari 2022.
1.3 Deze privacyverklaring is een aanvulling op de statuten die reeds gelden bij de FUF. Voor zover bepalingen strijdig zijn prevaleren bepalingen uit de laatst gehanteerde statuten.

2. Informatie over de verwerkingen

2.1. De FUF vraagt om persoonsgegevens indien je:

(a) onze website bezoekt;
(c) lid wordt van de FUF;
(d) de weekmail wil (blijven) ontvangen
(e) deelneemt aan onze activiteiten.

2.2. De FUF verzamelt de volgende persoonsgegevens:

(a) naam;
(b) adres;
(c) e-mailadres;
(d) telefoonnummer;
(e) geboortedatum;
(f) bankrekeningnummer;
(g) overige persoonsgegevens die je actief verstrekt. Dit geldt ook voor telefonische correspondentie;
(h) gegevens over je gebruik van www.fufxl.nl;
(i) studie;
(j) startjaar lidmaatschap;
(k) commissies waarin je hebt deelgenomen;
(l) foto’s;
(m) video’s.

2.3. De FUF gebruikt deze gegevens (mogelijk) om:

(a) het lidmaatschap te effectueren;
(b) je te identificeren;
(c) de jaarlijkse contributie te innen;
(d) inzicht te verkrijgen in wettelijke toestemming voor alcoholconsumptie;
(e) je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken op www.fufxl.nl;
(f) activiteiten te organiseren;
(g) weekmails te verzenden;
(h) post te verzenden (zoals kerstkaarten of informatieve brieven);
(i) contact met je op te nemen of te onderhouden;
(j) de dienstverlening te verbeteren;
(k) de website te optimaliseren;
(l) verslag te doen van activiteiten;
(m) de FUF en/of haar activiteiten te promoten;
(n) meer binding tussen leden te bewerkstelligen;
(o) aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals de bewaartermijn wat betreft belastingaangifte.

3. Foto’s en video’s

3.1. De FUF maakt beeldmateriaal bij informele en formele activiteiten. Personen die herkenbaar in beeld zijn, kunnen hiertegen bezwaar maken. Bezwaar maken kan door contact op te nemen met de FUF door te mailen naar secretaris@fufxl.nl.
3.2. De FUF bewaart het beeldmateriaal ter waarborging van de verenigingshistorie. De verenigingshistorie komt onder andere tot uiting in de FUF Almanak, op de FUF-website en in het eigen archief. Het beeldmateriaal dat van belang is voor de verenigingshistorie, behouden wij tot bezwaar is ingediend conform artikel 3.1.

4. Gebruik van cookies en bezoekersregistratie

De FUF gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. De FUF gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Voor het gebruik van deze cookies wordt jouw toestemming gevraagd. Zie https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/ voor meer informatie.

5. Verwijzingen naar andere websites

Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring. Het kan zo zijn dat www.fufxl.nl links bevat naar andere websites die niet worden beheerd en/of eigendom zijn van de FUF. Indien je door het klikken op deze link op een andere website terecht bent gekomen, geldt de privacyverklaring van die website. De FUF is op geen enkele manier aansprakelijk of verantwoordelijk voor deze website of voor de privacyverklaring op deze website.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

De FUF deelt geen persoonsgegevens met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De FUF neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuur door te mailen naar fuf@phil.uu.nl.

7. Bewaartermijnen

De FUF bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Persoonsgegevens worden bewaard tot je ervoor kiest je uit te schrijven als lid van de FUF, tenzij je bij de uitschrijving anders aangeeft. Indien je hebt aangegeven alleen mee te willen op introductiekamp worden je persoonsgegevens bewaard tot na afloop van de activiteit en na afhandeling van de betaling.

Indien de wettelijke bewaartermijn is verlopen, worden de persoonsgegevens waarvoor deze bewaartermijn geldt, verwijderd. Een uitzondering op deze bewaartermijn wordt gemaakt in het geval van wanbetaling, wanprestatie of onrechtmatig handelen jegens de FUF en/of haar leden. De persoonsgegevens van de betrokkene(n) zullen worden bewaard totdat de FUF dit niet meer nodig acht.

8. Privacyrechten

8.1. Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb jij een aantal rechten. Je hebt het recht om de FUF te verzoeken om inzage (art. 15 AVG) van en rectificatie (art. 16 AVG) of verwijdering van jouw persoonsgegevens (art. 17 AVG). Ook heb jij het recht om de FUF te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (art. 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb jij ook recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) en het recht van bezwaar (art. 21 AVG). Niet in alle gevallen kunnen de rechten worden uitgeoefend. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen.
8.2. Je kunt mailen naar secretaris@fufxl.nl voor:

(a) inzage in de persoonsgegevens die de FUF met betrekking tot jou verwerkt;
(b) correctie in de persoonsgegevens die de FUF met betrekking tot jou verwerkt;
(c) verwijdering van de persoonsgegevens die de FUF met betrekking tot jou verwerkt;
(d) vragen om de persoonsgegevens te ontvangen die de FUF van jou heeft.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage, wijziging, verwijdering en/of ontvangst door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk.
8.3. Je kunt mailen naar fuf@phil.uu.nl voor:

(a) meer informatie over de wijze waarop de FUF persoonsgegevens verwerkt;
(b) vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
(c) bezwaar tegen het gebruik van jouw gegevens door de FUF;
(d) intrekking van toestemming om gegevens te verwerken door de FUF;
(e) vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken;
8.4. Dit recht beperkt zich tot gegevens die de bezoeker zelf actief heeft verstrekt en de gegevens die worden verwerkt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst. Elk verzoek wordt binnen uiterlijk twee weken beantwoord.
8.5. Indien je een klacht wil indienen over de FUF met betrekking tot het verwerken van jouw persoonsgegevens, dan kun je dit doen bij een toezichthoudende autoriteit (bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens).